Lees dit aub voordat je met me wilt overleggen

Iedereen heeft meetings. Sommige mensen eindeloos veel meetings. Ik las laast een bericht waarin verschillende functies naast elkaar waren gelegd en gerangschikt o.b.v. de hoeveelheid tijd, in procenten, die zij kwijt waren aan vergaderen. Helaas kan ik het plaatje niet meer vinden maar de nummer 1 besteede 80%, ja tachtig procent!, van zijn tijd aan het bijwonen van vergaderingen. Ik kan me haast niet voorstellen dat die persoon zich productief voelt.

Ik wil je even iets vertellen over meetings en waarom je mij beter niet uit kunt nodigen 😉

De twee grootste gevaren bij het vergaderen

Ze creëren een cultuur van compromissen

Vergaderingen worden vaak door teveel mensen bezocht en die hebben allemaal een mening. Misschien allemaal een goede mening maar dat weten we niet.

Naast dat de mening gebaseerd is op feitelijke kennis speelt er ook emotie mee. Nooit een goede raadgever.

Niemand wil eindeloos discusseren dus gaan we maar voor de oplossing waar iedereen het wel een beetje mee eens is. Dat klinkt echt als een goede keuze…NOT!

Traditionele manieren van vergaderen vermorzelen de prioriteit

Prioriteit ligt bij het werk. Want er zijn maar twee opties; je werkt of je vergadert.

Je komt niet in een flow als je werk onderbroken wordt door vergaderingen. Lees vergaderen != werken.

Drie type meetings

“Voor het gemak”-vergaderingen

Iemand wil iets meededelen en trommelt iedereen bij elkaar. Hij of zij geeft aan wat hij kwijt wil en we kunnen weer verder.

OK en nu? Wat heeft mij dit geholpen?

Formaliteiten-vergaderingen

Meetings georganiseerd door managers omdat ze denken dat ze die moeten organiseren. Het idee is niet slecht maar vaak vallen ze een beetje dood en worden ze niet echt effectief.

Sociale meetings

Meetings die vooral bedoelt zijn om met elkaar te delen wat we allemaal gedaan hebben.

Dat kan slimmer toch?

Zoals oorlog, meetings zijn een laatste oplossing!

Zeven regels voor meetings vanaf nu!

De Moderne Meeting …

ondersteunt een beslissing die al genomen is

Voordat je een meeting ingaat is er al een keuze gemaakt. De meeting moet gebruikt worden om bij te schaven en om de volgende stap te bapeln.

beweegt snel en eindigt op tijd!

Meetings moeten snel gaan en concreet zijn. Als je bij wilt praten ga je een kopje koffie met iemand drinken.

beperkt het aantal deelnemers

Als er meer mensen meedoen zijn er ook meer meningen. Er worden geen beslissingen genomen maar de meetings moeten wel snel gaan.

weigert degene die niet voorbereid zijn

Je neemt alleen deel aan meeting als je iets toe te voegen hebt. Ben je niet voorbereid? Dan kun je ook geen nuttige bijdrage leveren. Wees me dankbaar. Je kunt echt werk gaan doen!

produceert actieplannen!

De beslissing is al genomen dus gebruik de tijd om goede actieplannen te maken zodat iedereen weet waar hij aan moet werken.

weigert informeel te zijn. Het lezen van memo’s is verplicht!

Dit is mijn ogen de regel die de meeste tijd gaat besparen. Als je iets wilt delen schrijf je een memo die iedereen moet lezen. Geen excuses. Time-saver!!

werkt alleen bij een cultuur van brainstorming

Brainstorms zijn ook misschien wel de enige nuttige samenkomsten. Nodig om samen ideeën te verzamelen maar niet om te beslissen!

Kunnen we nu weer aan het werk?

Ik hoop dat jullie mijn memo goed ter harte hebben genomen. Dat is de enige manier om de vergadercultuur aan te pakken want mijn hemel wat kunnen we soms vergaderen!

Auteur: Coen Meerbeek

Ondernemer in IT/App monitoring en Business Analytics | XBox Gamer | Fan van alles Gouden Eeuw | Basketbal voor het leven!

Eén gedachte over “Lees dit aub voordat je met me wilt overleggen”

  1. Applaus, Coen. Ik verbaas me over het feit hoe weinig mensen zich hier aan irriteren (dat zegt ook iets over die mensen…)
    Zoals je weet verdiep ik me momenteel in Holacracy. Volgens mij jij ook 😉

Geef een reactie